Все руководители фирм хотят, чтобы их публичные выступления проходили на самом высоком уровне. Для этого они развивают коммуникативные навыки, ораторские способности, консультируются у профессиональных спичрайтеров, читают специализированную литературу.

Однако немногие из них задумываются о важности изучения способов представления информации. Половина успеха зависит от того, насколько наглядно и ясно рассказчик способен передать суть доклада. Лучшими помощниками в реализации данной задачи являются презентации, с помощью которых без труда можно побудить аудиторию к необходимому действию.

1. Для чего вам нужна презентация?

Презентация как шпаргалка (подсказка).
Широко распространено мнение о том, что если у специалиста небольшой опыт публичных выступлений, он не очень уверен в себе, может потерять ход мысли, то презентация будет служить ему подсказкой. Главное, чтобы слайды содержали максимально возможный текст речи. Данное мнение неверно, так как, во-первых, у слушателей обязательно возникнет проблема с восприятием чересчур перегруженной презентации. А, во-вторых, интерес к оратору, который читает по бумажке, или, в более продвинутом варианте, читает по презентации, моментально исчезает. «Мы сюда пришли, а он даже не удосужился подготовиться… Лучше бы я остался дома и просто прочитал эту презентацию, все равно результат один и тот же».

Презентация как справочная информация. Бывает, что руководители используют презентацию для того, чтобы акцентировать внимание на сложности темы выступления. Они размещают на слайдах подробные таблицы с таким количеством строк и столбцов, что озвучивание информации погружает в сон. Используют схемы с описанием настолько сложных процессов, что для их объяснения требуется создавать отдельные презентации. Разрабатывают диаграммы, которые не только не представляют цифровую информацию наглядно, но еще больше запутывают слушателей.

Но самое удивительное то, что в реальности оратор озвучивает лишь 30-40% сведений, содержащихся в презентации. Остальная информация включена в нее «на всякий случай».

Презентация как дань моде?
Встречаются специалисты, которые обращаются к электронным презентациям исключительно из-за того, что «так принято в компании». Поэтому они часто не знают о том, что презентация не всегда может помочь выступающему. Представьте: выходит руководитель организации с потрясающе интересной темой, которая позволяет без труда «держать» аудиторию в течение продолжительного времени. Но начинается выступление, включается проектор, и на экране слайд за слайдом появляются тезисы речи. И хотя оратор не читает текст и пытается говорить с аудиторией, ему приходится следить за тем, чтобы слайды соответствовали его словам. Выступающий вынужден отвлекаться, он теряет контакт со слушателями, — в результате сила оратора снижается, а увлекательная тема превращается в очередную скучную презентацию.

Презентация как дополнение к выступлению оратора
Это идеальный вариант. Оптимально, когда презентация не копирует выступление, но дополняет его, раскрывает сложные темы, выделяет ключевые моменты выступления.

Для достижения наилучшего результата поработайте над структурой выступления и визуально представьте ее в презентации, преобразуйте цифровую информацию в виде понятных диаграмм, используйте рисунки и фотографии в качестве дополнения к рассказу. Сформулируйте заголовки, способные отразить основную суть слайда и настроить аудиторию на нужный лад. Создайте заключение с наиболее важными тезисами презентации.

В этом случае аудитория не будет разрываться между тем, слушать ей специалиста или читать текст. Выступающий и презентация будут работать, как слаженный механизм, все элементы которого функционируют на пользу друг другу.

Вывод: идеальная презентация должна дополнять выступление оратора, а не копировать его.

2. Когда начинать подготовку?

Все зависит от важности презентации. Если это «проходная» презентация, то можно создать ее и за один день. Действительно, многие так и поступают: специалист крупной консалтинговой компании однажды признался, что «посидит ночь и составит презентацию для доклада», — этого будет вполне достаточно для аудитории, перед которой он выступает. Однако практика показывает, что подобной подготовки недостаточно, чтобы получить хоть какой-то отклик от аудитории, лучше вообще отказаться от доклада, так как толку все равно не будет.

Не лучше обстоят дела с отношением многих руководителей к предварительной работе перед важными мероприятиями. Люди заблуждаются, когда думают, что недели хватит для разработки презентации, — время требуется не только на создание уникального дизайна и выполнение верстки, но и на внимательный анализ материала, разработку четкой структуры и ее визуализацию, на оптимизацию текста и графики.

Вывод: готовить серьезное выступление и презентацию на 30-40 минут необходимо минимум за месяц, а лучше за 1.5-2.

3. С чего начинать подготовку?

Главное — определить цель выступления, которая должна быть сформулирована в виде ответа на вопрос: «К чему презентация должна побудить слушателей?». Информирование не может быть целью, так как оно всегда осуществляется в процессе представления презентации.

Следующим шагом будет определение идеи презентации. Я помню отличные тренировки с американскими преподавателями на первых курсах института, когда целый год на каждом занятии мы готовили мини-презентации. В течение 3-5 минут необходимо было представить большой объем информации: причем сделать это очень сжато, четко, максимально структурировано, с полноценными вступлением и заключением. Таким образом, я получил бесценный опыт выделения сути из массива данных, научился обеспечивать легкое восприятие самых сложных презентаций.

Позже я ознакомился с еще более жестким приемом, известным под названием «испытание лифтом». Представьте, что вы пришли на часовую презентацию к важному клиенту, но неожиданно происходит форс-мажор. Он убегает на встречу и просит изложить цель визита, пока вы с ним спускаетесь с 10-го этажа на лифте. У вас есть только 30 секунд на то, чтобы расположить к себе собеседника. Вы не справитесь с задачей, если заранее не подумаете над формулировкой ключевой идеи и структурированием информации.

Вывод: пока не определитесь с целью и не сформулируете ключевую идею, — не беритесь за презентацию.

4. Концепция — ключевое звено

Существует несколько подходов к тому, каким образом специалисты создают презентации:

1. Структурируют информацию, но не разрабатывают концепцию. Встречали ли вы сайты в интернете или электронные каталоги, после просмотра которых хотели совершить конкретное действие? Скорее всего, такое случается не часто. Почему это происходит? Чтобы представленная информация побуждала к принятию решения, необходимо расположить ее в определенном порядке, обдумать, чем ее можно дополнить.

2. Не структурируют информацию, не разрабатывают концепцию. Осуществляют верстку набора слайдов с использованием имеющихся данных. Подобные презентации напоминают беспорядочные документы, в которых не определен порядок представления данных.

3. Создают продуманную концепцию, работают над структурой. В итоге специалисты без труда разрабатывают презентации, четко нацеленные на побуждение аудитории к выполнению определенного действия. На основе полученной презентации они выстраивают логику публичного выступления.

Третий вариант подготовки презентации является наиболее эффективным. Для достижения оптимального результата рекомендую продемонстрировать созданную концепцию человеку, далекому от вашей темы. Если он поймет суть, то хорошо. Однажды я делал презентацию для значительного проекта. Когда я показал ее знакомой, она удивилась: «А не слишком ли это просто для проекта стоимостью 100 миллионов долларов?». Меня обрадовала ее реакция, так как выступление было рассчитано на 20 минут, — за это время надо было максимально доступно рассказать о достоинствах идеи. Презентация имела колоссальный успех.

Вывод: старайтесь разрабатывать концепцию, а не только структурировать информацию. Получите взгляд со стороны.

5. Настройка под отведенное время

Вам требуется подготовить презентацию для 15-минутного выступления? Вы создали 20 слайдов, наполнили их текстом и уверены, что если сократить объем информации, презентация утратит смысл? Покритикуйте собственную работу, — вы наверняка разделите некоторые слайды на два, другие поменяете местами, удалите или наоборот вставите дополнительные слайды. Не удивляйтесь, если презентация вырастет до 30 или 40 слайдов: вы ее легко оптимизируете, после того как потренируетесь выступать. Главное – помните о том, что лучше сказать меньше, но в понятной форме, чем «вылить» на слушателей все имеющиеся у вас данные.

Справка. Для представления одного слайда, как правило, необходимо от 20 секунд (например, для слайда разделителя) до 3-5 минут (обычно для сложных анимационных слайдов, на которых информация появляется постепенно). В среднем оратору требуется 1-2 минуты для передачи смысла слайда.

Между прочим, 15-25 минут — это оптимальное время для проведения презентации. Не случайно организаторы большинства конференций и семинаров ограничивают докладчиков 30 минутами, из которых 5-10, как правило, посвящается ответам на вопросы слушателей. Если формат семинара небольшой (до 3 часов), то рекомендуется делать перерывы через каждые 45-60 минут, иначе участники утомятся, и у вас возникнут сложности с привлечением их внимания. Когда мероприятие рассчитано на день, то в идеале между кофе-паузами не должно проходить более 45 минут. Но поскольку слушатели редко приходят на конференции вовремя, и график выступлений часто сбивается, — старайтесь предоставлять время для отдыха хотя бы через каждые 90 минут.

Замечательный способ «освежить» интерес участников — разнообразить мероприятие периодическими сменами ораторов. 20-30 минут выступает один специалист, потом другой, затем снова первый и т.д. Эффективно обращаться к такому приему, как смена действия. Например, 15-30 минут длится презентация, после чего руководитель может провести мини-опрос, интерактивную игру, предложить слушателям ответить на вопросы по представленному разделу или выразить желание получить комментарий по теме доклада. Словом, главное – обеспечить живое взаимодействие с аудиторией, подключить ее к участию в выступлении. Не расстраивайтесь, если никакие уловки уже не помогают наладить контакт со слушателями, попробуйте просто сказать им: «Ну что, я вижу все уже немного устали. Давайте сделаем перерыв?». Участники мероприятия обязательно оценят вашу заботу.

Вывод: имейте в виду, что необходимо потренироваться и настроить презентацию под отведенное время.

6. Две разные вещи

Четыре года назад я работал начальником коммерческого отдела в одной фирме и отвечал за развитие дилерской сети по России, странам СНГ и Балтии. На первом этапе наращивание дилерской сети происходило, в том числе, за счет рассылки презентаций потенциальным партнерам. С этой целью были подготовлены профессиональные презентации по всем продуктам.

Позже настало время активных командировок, когда менеджеры выступали перед партнерами. Началась серьезная подготовка. Попробовали использовать презентации, которые направляли по электронной почте. Очень скоро стало ясно, что хорошо выступить с помощью таких презентаций нельзя: мелкий шрифт и графики, обилие текста, отсутствие анимационных эффектов, когда вся информация появляется сразу, и т.д. затрудняют визуальное восприятие. Мы поняли, что невозможно сделать одну презентацию на все случаи жизни, и презентация, предназначенная под публичное выступление, требует настройки.

Вывод: презентация, с которой выступают публично, и презентация, которую вы хотите оставлять после выступлений или отправлять по e-mail, — часто две разные презентации.

7. Распечатка

Некоторые руководители выступают сторонниками мнения, что распечатанная версия презентации способна облегчить восприятие аудитории. У такого подхода есть плюсы и минусы. С одной стороны, слушатели смогут делать заметки по ходу выступления, с другой — они будут отвлекаться на чтение и невнимательно слушать оратора.

Предположим, вы приняли решение распечатать презентацию. Обязательно заранее убедитесь, что печатная версия отвечает всем требованиям, потому что существует высокая доля вероятности, что вы нажмете на кнопку «печать» и увидите: из принтера выходят листы с текстом на белом фоне, без дизайна, на некоторых невозможно ничего прочитать из-за наложения друг на друга нескольких слоев слайдов. Избежать этого можно, если сделать специальную версию презентации для распечатки, на что необходимо немало времени. Вам потребуется поработать над элементами презентации, подкорректировать насыщенность тонера, чтобы дизайн на распечатанной версии выглядел так же здорово, как на экране проктора.

Вывод: существует специфика верстки презентаций для публичного выступления и для распечатки в качестве раздаточного материала. Решайте заранее, хотите ли вы распечатывать презентацию.

8. Как придать единообразие?

Важные презентации часто длятся более 30-60 минут, и от одной компании выступают несколько спикеров. Ведь смена оратора привносит некоторое разнообразие, позволяет расслабить аудиторию.

В этом случае не редкость, когда каждый специалист готовит презентацию самостоятельно. В результате предоставленной свободы творчества получаются совершенно непохожие презентации, благодаря чему аудитория может переключаться и с большим интересом относится к новому выступлению. Но зато теряется взаимосвязь между презентациями, не возникает ассоциативной связи между ораторами и компанией, которую они представляют.

Идеально, когда в организации существует корпоративный стандарт презентации. Он содержит единый дизайн, стандарт оформления всех слайдов, то есть определяет внешний вид текстовых слайдов, диаграмм, таблиц, карт, схем, фотографий и других графических элементов, расстояние между строчками и т.д. Подобная инструкция позволяет разным специалистам готовить презентации в едином стиле, за счет чего повышается общий уровень восприятия мероприятия и компании, которая принимает в нем участие.

Вывод: если вы проводите презентации, на которых выступают несколько представителей компании, если презентации постоянно готовят разные специалисты, — разработайте корпоративный стандарт.

9. Как переключать слайды?

Презентация подготовлена, распечатки сделаны. Настало время подумать о способе управления презентацией оратором.

Можно, конечно, стоять перед ПК и самому переключать слайды. Но далеко не всегда ПК будет находиться перед вами. Даже если у вас есть доступ к клавиатуре, то это значительно снижает мобильность презентатора, отвлекает от выступления и уменьшает контакт с аудиторией.

Можно попросить напарника или техника переключать слайды. Однако в большинстве случаев это забава для аудитории. Например, популярен прием «кивающая голова», когда после каждого слайда оратор кивает головой своему партнеру, подавая знак смены слайда. Не уступает ему прием «говорящая голова», когда после каждого слайда оратор произносит магическое слово «дальше». Или «вежливая говорящая голова», когда оратор произносит фразу «дальше, пожалуйста». После демонстрации 10-15 слайдов подобная презентация, как правило, вызывает смех.

Некоторые ораторы более изобретательны, — они придумывают «невидимые» сигналы для партнера. Но когда этот «невидимый» сигнал повторяется каждые 1-2 минуты, то он начинает привлекать аудиторию. Помню один забавный случай: оратор дотрагивался до уха, когда надо было сменить слайд. В один момент напарник отвлекся, и вернуть его к жизни помогла фраза из зала: «прием, прием».

Выход есть, правда, непонятно, почему он используется крайне редко. Вы часто видели оратора с презентором — устройством, которое позволяет самостоятельно управлять сменой слайдов и имеет другие полезные функции? Действительно, устройство становится популярным довольно медленно. Между тем, именно благодаря нему оратор сможет самостоятельно контролировать процесс смены слайдов, будет максимально мобилен и сможет больше времени уделять взаимодействию с аудиторией.

Вывод: не жалейте 1000-3000 рублей на презентор.

10. Смена презентаций

Вспомните, как происходит смена презентаций. В лучшем случае выключается проектор, появляется черный экран, на ПК происходит смена презентации для нового оратора, после чего проектор включается снова. Хотя нередко смена презентаций происходит без выключения проектора — это приводит к тому, что аудитория видит не черный экран, а рабочий стол Windows.

Хотя перечисленные варианты являются приемлемыми, обращение к ним может отрицательно отразиться на имидже. Поэтому лучше все спланировать заранее и подготовить управляющую презентацию, то есть презентацию, в которой первым слайдом будет общая заставка с названием всего мероприятия. А вторым слайдом — оглавление с перечнем всех выступающих и тем, причем с гиперссылками, с помощью которых оратор сможет загружать свои презентации прямо из управляющей презентации, не выходя на рабочий стол. Работа эта выполняется за час, а имидж повышается существенно.

Вывод: взгляните на презентацию в комплексе — подготовьте управляющую презентацию.

СоМнения

Элла Томилина, заместитель генерального директора по корпоративным отношениям ОАО «Северо-Западный Телеком»:
– В последнее время презентация стала неотъемлемым сопровождением любого выступления – от доклада по текущим вопросам на производственном совещании до представления компании на международном форуме. При этом в оформлении презентации любая уважающая себя компания старается соблюдать корпоративные стандарты, заложенные в ее бренд-буке: ведь это одно из наиболее дешевых средств скрытой рекламы и продвижения услуг, ненавязчивый способ формирования имиджа «продвинутой» компании. А вот как выстроить логику изложения, какой формат (краткий или досконально описывающий выступление), какие эффекты использовать – зависит от множества факторов, в первую очередь, от аудитории, на которую рассчитано выступление, и от преследуемых целей. На мой взгляд, самое важное – оригинальность презентации: чем более нестандартный подход будет использован, тем более запоминающимся станет выступление оратора.

Александр Конышков, управляющий Международным Московским банком в Санкт-Петербурге:
– Я разделяю мысль, высказанную автором статьи, т.к. не раз лично наблюдал скучные и невыразительные презентации, сделанные профессионалами, но которых почему-то не научили интересно передавать материал. Одними из первых презентацию нам делают учителя в школе. Задайте себе вопрос – почему один учитель может увлечь класс самой неинтересной темой, а другой заставит зевать даже на самом интересном предмете? Вспомните знаменитую фразу: «Откройте учебник на странице такой-то и читайте до страницы такой-то». Чем не «интересная» презентация? Кто из нас был рад такому «обучению» на уроке?

Передача материала аудитории – это тяжелый труд, который требует не только знания предмета, но и формы подачи. Очень важным моментом является артистичность выступления – правильная громкость голоса, жестикуляция, движения и эмоциональность. Этими вещами тоже нельзя пренебрегать. Кроме того, необходимо изначально четко формулировать цель презентации и в процессе передачи информации «готовить» аудиторию к выводам, которые будут сформулированы в конце и которые аудитория должна разделить. В какой-то степени, презентация – это манипулирование сознанием, но для получения должного эффекта нужен упорный труд и правильные учителя, которые могут научить этому искусству.

Андрей Колесников, 4p.ru